Begini Tahap-tahap Menyiapkan Acara Pernikahan Supaya Kamu Gak Keteteran

Genmuda – Pasangan calon pengantin dimaklumi banget grogi jelang resepsi pernikahan. Selain karena jadi pengalaman sekali seumur hidup, persiapan jelang acara perayaan itu juga banyak.

Problemnya bertambah karena gak ada rumus baku dalam membuat resepsi pernikahan. Bahkan satu tema resepsi bisa dijalanin melalui proses dan susunan acara berbeda antara satu resepsi dengan lainnya.

Founder Amara Wedding Planner Dewi Eldi memaklumi hal itu. Seperti yang dia bilang dalam obrolannya di Indonesia International Wedding Festival 2018 di JCC Senayan, Sabtu (3/1), “Selera tiap orang pasi berbeda.”

Ibu Dewi punya saran buat Kawan Muda supaya gak stres-stres banget jelang pernikahan. Coba deh lalui prosesnya dengan tahap-tahap di bawah ini.

1. Tentuin jumlah undangan

Jumlah undangan sangat penting buat tentuin lokasi yang sesuai dan penyedia (vendor) makanan atau catering.

2. Konsep

Setelah itu, tentuin konsep acaranya. Minimal, tentuin tema atau adat yang mau dipakai di resepsi. Dari penentuan itu, milih vendor makin gampang.

“Kalau pernikahannya hanya dilangsungkan di KUA tanpa ada resepsi, biaya pernikahannya kan hanya 600 ribu rupiah di akhir pekan,” kata Ibu Dewi.

3. Bujeting

“Kebanyakan calon pengantin terlalu buru-buru, sehingga mereka memilih gedung sebelum menentukan bujet. Itulah sebabnya biaya pernikahan membengkak,” kata Ibu Dewi.

Dia lanjutin, “Rata-rata acara resepsi sedang butuh bujet sekitar 100 juta hingga 150 juta rupiah. Tapi, ada juga paket resepsi yang harganya 60 jutaan rupiah.”

4. Diskusi pembagian dana

Setelah bujetnya ditentuin, sekarang saatnya tentuin sumber dana. Apakah acara pernikahan kamu dan doi mau berlangsung pakai tabungan bersama, kamu bayar semua, atau pakai dana orangtua salah satu pihak, atau patungan? Tentuin hal itu dari sekarang biar engga muncul salah paham ke depannya.

5. Diskusi soal acara lanjutan

Setelah sumber dananya ketauan, coba tanyain calon mertua atau orangtua kamu apakah akan ada acara “unduh mantu” atau engga.

Unduh mantu kita ibaratkan aja resepsi kedua. Bukan berarti kamu nikah dua kali, ya. Kamu tetep melangsungkan sekali akad/ijab-kabul, tapi pestanya dua kali. Yaitu, resepsi dan unduh mantu.

Biasanya, acara susulan itu diadain pihak orangtua yang engga dapet kewajiban bayar biaya resepsi. Gak diadain pun gak apa, sih. Makanya, diskusiin sama orangtua dan calon mertua.

6. Pilih wedding organizer, planner, atau bikin panitia sendiri

Proses 1-5 marilah kita sebut tahap pembuatan proposal, alias tahap yang masih gampang. Tahap 6 dan seterusnya mulai rumit juga butuh kesabaran dan ketelitian.

Jadi, gak ada salahnya mulai lirik-lirik wedding organizer (WO), wedding planner (WP), atau bikin panitia pernikahan sendiri. “Secara garis besar, WO hanya bertugas di hari resepsi. Sementara itu, WP bertugas dari awal hingga akhir, termasuk mencarikan vendor yang sesuai.”

Rata-rata, tarif WO berkisar antara 10 juta – 15 juta rupiah sementara tarif WP antara 5-10 persen dari total biaya resepsi. “Kalau biaya resepsinya 500 juta, maka biaya WP bisa hingga 50 juta rupiah,” kata Ibu Dewi.

7. Pemilihan gedung

Selain kapasitas, gedung pernikahan juga harus gampang di akses mayoritas tamu undangan. Itulah sebabnya undangan seharusnya dikelarin di awal. “Kalau gedungnya jauh dari tempat tinggal mayoritas tamu, mana ada yang akan datangi acaranya,” ujar Ibu Dewi.

8. Milih vendor lain

Gedung yang terpilih pasti punya vendor rekomendasi. Ibu Dewi nyaranin, “Pilih dari vendor rekomendasi atau rekanan gedung saja biar tidak ada biaya tambahan lagi.”

Beberapa vendor yang harus kamu cari di antaranya:

• katering
• dekorasi
• rias
• foto dan dokumentasi
• musik atau hiburan

“Ada vendor katering yang menyediakan jasa satu paket vendor, ada pula yang tidak,” cerita Ibu Dewi.

9. “Cicipi vendornya”

“Sebelum deal sama pihak katering, sebaiknya cicipi makanannya paling tidak 4 atau 5 kali di hari yang berbeda untuk mengetahui konsistensi rasa vendor kateringnya,” saran Ibu Dewi. Biasanya, vendor katering mengadakan acara test food tiap minggu.

Vendor lain pun perlu dicicipi sebelum menandatangani kesepakatan. Vendor rias harus diperiksa apakah teknik riasnya sesuai selera atau tidak, begitu pula vendor lain.

10. Bayar DP serta cetak undangan dan souvenir

Inilah saatnya menggelontorkan dana untuk bayar DP vendor, cetak undangan, dan bikin souvenir untuk diberikan ke tamu.

11. Foto prewedding

Kalo ada foto prewed, lakuin minimal 3 bulan sebelum acara. Barengin aja sama kegiatan nomor 10.

12. Technical meeting (TM) pertama

TM pertama diikuti oleh pihak keluarga, panitia, WO, dan WP. Ibu Dewi bilang, “Pada tahap inilah semua konsep sebelumnya dimatangkan supaya semua pihak paham ke depannya.”

13. Sebar undangan dan ambil souvenir

Tahap ini selambatnya dilakuin 2 bulan sebelum acara. Undangan seharusnya udah siap disebar dan souvenir bisa diambil.

14. TM kedua

Peserta TM kedua adalah peserta TM pertama ditambah perwakilan semua vendor dan pihak gedung penyelenggara.

Ibu Dewi bilang, idealnya TM kedua diadakan 4 minggu sebelum acara. Namun, diadakan 2 minggu sebelumnya pun tak apa.

“Kalau terlalu jauh dari hari pelaksanaan, takutnya panitia dan vendor lupa tugas masing-masing. Kalau terlalu mepet, takutnya ada perubahan yang sulit dikejar,” cerita Ibu Dewi.

15. Persiapan lahir-batin

Udah. Setelah itu, kamu dan doi harus siapin mental dan fisik supaya gak kolaps pas hari pelaksanaan.

TAMBAHAN dari Genmuda

16. Urus administrasi KUA

Pengurusan administrasi pernikahan gak bisa dianggap remeh juga, gaes. Kamu perlu paling terlambatnya 3 bulan untuk mengurus izin pernikahan dari RT-RW, kelurahan, lalu KUA tanpa harus buru-buru.

Kalau masih bingung, mendingan Kawan Muda dateng sendiri deh ke Indonesia International Wedding Festival di JCC Senayan. Acaranya terselenggara sampe Minggu (4/2), loh.

Di situ ada lebih dari 300 booth vendor penyelenggara wedding; sekitar 100 hotel dan venue acara; lebih dari 2000 cincin kawin; lebih dari 300 gaun pengantin; penyedia kue; katering; jasa dokumentasi; pokoknya semua kebutuhan pernikahan kamu dari A-Z. Kuy lah! (sds)

Comments

comments